Datenschutzerklärung für Maildienste des Landesbildungsservers Baden-Württemberg

Datenschutz

Die Kultusverwaltung Baden-Württemberg nimmt den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Aus diesem Grunde haben wir Maßnahmen getroffen, die sicherstellen, dass die Vorschriften über den Datenschutz sowohl von uns als auch von unseren externen Dienstleistern beachtet werden.

Im Zuge der Weiterentwicklung unseres Internetangebotes und der eingesetzten Technologien sowie aufgrund der möglichen Änderung von Gesetzen beziehungsweise Änderungen in der Rechtssprechung können auch Änderungen dieser Datenschutzerklärung erforderlich werden. Daher empfehlen wir Ihnen, sich die Datenschutzerklärung ab und zu erneut durchzulesen.

Wir betreiben eine Vielzahl von Mailinglisten. Manche davon werden als Newsletter genutzt. Verschiedene Fachredaktionen des Landesbildungsservers bieten einen Newsletter und eventuell zusätzlich eine Mailingliste an.

• Eine Mailingliste (kurz: Liste) dient dem gegenseitigen Nachrichtenaustausch aller, die die Liste abonniert haben. Eine solche Liste basiert auf E-Mails. Mithilfe einer Liste können wir als Betreiber der Liste Nachrichten per E-Mail an Sie senden. Aber auch Sie können innerhalb der Liste an alle anderen, die die Liste abonniert haben, E-Mails schreiben. Dabei sieht außer uns niemand die E-Mail-Adressen und Namen der anderen.
• Newsletter dienen der Information von uns an Sie. Ein solcher Newsletter basiert ebenfalls auf E-Mails. Mithilfe eines Newsletters können wir als Betreiber des Newsletters Nachrichten per E-Mail an Sie senden.

Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter

Verantwortliche gemäß Art. 4 Abs. 7 EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) ist Direktorin Dr. Ulrike Rangel, Institut für Bildungsanalysen Baden-Württemberg (IBBW), Heilbronner Straße 172, 70191 Stuttgart, E-Mail: poststelle@ibbw.kv.bwl.de.

Unseren Datenschutzbeauftragten Herrn Matthias Mikulasch erreichen Sie unter datenschutz@ibbw.kv.bwl.de oder der Postadresse:

Institut für Bildungsanalysen Baden-Württemberg (IBBW)
Datenschutzbeauftragter
Heilbronner Straße 172
70191 Stuttgart

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Datenverarbeitungsort

Unsere Website wird auf Servern der Firma Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, www.hetzner.de („Hoster“), betrieben. Der Zugriff auf die Daten beruht auf einem Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Wir verweisen auf die Zertifizierung, die Sie unter www.hetzner.de/unternehmen/zertifizierung einsehen können.

Die von uns genutzten Server stehen ausschließlich in Deutschland.

Alle Datenzugriffe auf das Rechenzentrum erfolgen ausschließlich über verschlüsselte Verbindungen. Beim Zugriff auf unsere Website mit einem Browser erkennen Sie dies an einem Schlosssymbol in der Adressleiste Ihres Browsers. Darüber hinaus beginnt die vollständige URL mit „https“, wobei das „s“ auf die Verschlüsselung hinweist („s“ steht für das englische „secured“ und bedeutet „abgesichert“).

Aufgrund der verschlüsselten Verbindung zu unserer Website können potenzielle Angreiferinnen beziehungsweise Angreifer nur sehen, dass Sie auf unsere Website zugreifen. Potenzielle Angreiferinnen beziehungsweise Angreifer können aber nicht nachverfolgen, welche Seite(n) bzw. Inhalte unserer Website Sie aufrufen.

Erhebung personenbezogener Daten

Grundsätze

Im Folgenden bezeichnet der Begriff „Mailingliste“ sowohl eine Mailingliste im engeren Sinn als auch einen Newsletter (zur Definition).

Mit Ihrer Einwilligung können Sie eine oder mehrere Mailinglisten abonnieren. Dabei legen wir großen Wert auf die Wahrung Ihrer Privatsphäre. Damit Sie wissen, welche Daten wir von Ihnen im Rahmen von Mailinglisten speichern und wie wir sie nutzen, möchten wir Sie nachfolgend informieren.

Bei allen Fragen zum Datenschutz bezüglich der Mailinglisten können Sie sich unter der E-Mail-Adresse email@mail.schule-bw.de an uns wenden. Sie können sich auch an eine der im Abschnitt „Verantwortlicher und Datenschutzbeauftragter“ genannten Adressen wenden.

Verfahren

Das Abonnement einer Mailingliste kann u.a. über die jeweilige Abonnementseite bei uns (im Folgenden: Abonnementseite) über eine URL mit folgendem Format erfolgen:

https://list.schule-bw.de/info/<mailinglistenname>

Alternativ ist ein Abonnement auch über eine E-Mail an eine Adresse der Form <listenname>-subscribe@mail.schule-bw.de möglich.

Das Abonnement einer Mailingliste erfolgt auf Basis eines sogenannten Double-opt-in-Verfahrens. Das bedeutet, dass wir Ihnen nach Ihrer Anmeldung auf unserer Webseite eine E-Mail an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse senden und Sie bitten, das Abonnement der Mailingliste durch einen Klick auf den Link in dieser E-Mail zu bestätigen.

Daten bei der Registrierung zu Mailinglisten

Um eine oder mehrere unserer Mailinglisten nutzen zu können, ist es notwendig, dass Sie uns personenbezogene Daten zukommen lassen. Wenn Sie sich für eine Mailingliste anmelden, speichern wir für die Dauer des Abonnements die folgenden personenbezogenen Daten:

• die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse
• das von Ihnen vergebene Passwort.

Darüber hinaus speichern wir als freiwillige Angabe Ihren Namen, sofern Sie diese Option gewählt haben.
Rechtsgrundlage dafür ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a EU-DSGVO. Sofern die Registrierung und die Nutzung der Mailingliste(n) der Erfüllung eines Vertrages dient, ist zusätzliche Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b EU-DSGVO. Zweck der Datenverarbeitung ist der Betrieb der Mailingliste(n). Die Angaben sind notwendig, um E-Mails aus der Mailingliste empfangen und E-Mails in der Mailingliste schreiben zu können. Die Speicherung dieser Daten erfolgt für die Dauer des Abonnements der Mailingliste. Wir löschen diese Daten, sobald Sie sich von der Mailingliste wieder abmelden (nähere Informationen zur Abmeldung unter „Beendigung des Abonnements“).

Über die Abonnementseite können Sie Ihre Angaben korrigieren oder ändern.

Wenn Sie die Abonnementseite aufrufen, um Ihr Abonnement vorzunehmen, wird die IP-Adresse Ihres Rechners gespeichert. Hierfür gelten die Informationen im nächsten Abschnitt („Daten beim Zugriff auf Mailinglisten“).

Daten beim Zugriff auf Mailinglisten per Web-Interface

Bei der rein informatorischen Nutzung der Mailinglisten erheben wir nur die personenbezogenen Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Wenn Sie eine Mailingliste betrachten, erheben wir die folgenden Daten, die für uns technisch erforderlich sind, um Ihnen unseren Service anzubieten und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten (Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f EU-DSGVO):

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Name, Sprache und Version der Clientsoftware.

Diese Daten werden zur Abwehr von Gefahren und für die Beseitigung von Störungen auf unserem Server für 21 Tage gespeichert. Nach dem Ablauf der Speicherfrist werden die IP-Adresse und die weiteren Daten unwiderruflich gelöscht.

Daten bei der Nutzung unseres Mailservers

Unser Mailserver protokolliert nur die für den technischen Betrieb zwingend erforderlichen Daten des E-Mail-Verkehrs:

• Absenderadresse
• Empfängeradresse
• Datum und Uhrzeit
• Empfangsstatus.

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass weder Betreff noch Inhalt der E-Mail in irgendeiner Weise protokolliert oder gespeichert werden.

Diese Daten werden zur Abwehr von Gefahren und für die Beseitigung von Störungen auf unserem Server für 21 Tage gespeichert.

Weitere Daten

Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten können auf unseren Websites ggf. freiwillig weitere Daten erhoben werden:

Eine Kontaktaufnahme ist über die im Impressum bereitgestellten Kontaktdaten oder über die auf unserer Kontakt-Seite genannten Kontaktdaten möglich. Bei der Empfängerin beziehungsweise beim Empfänger liegen die Daten unverschlüsselt vor.

Wenn Sie diese Kontaktmöglichkeiten nutzen möchten, erheben und verarbeiten wir gegebenenfalls die von Ihnen eingegebenen Daten:

• Ihren Namen
• Ihre E-Mail-Adresse
• das Datum und die Uhrzeit Ihrer E-Mail
• den Betreff beziehungsweise das Thema
• den Inhalt Ihrer Nachricht.

Die Daten werden auf Basis eines berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f EU-DSGVO zur Bearbeitung Ihres Anliegens verarbeitet und auf internen Servern gespeichert. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht, es sei denn, dies ist im Einzelfall aufgrund der Art Ihres Anliegens erforderlich.

Die in diesem Zusammenhang anfallenden Daten löschen wir, nachdem die Speicherung nicht mehr erforderlich ist, oder schränken die Verarbeitung ein, falls gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen.

Beendigung des Abonnements

Ihre Einwilligung in das Abonnement einer Mailingliste können Sie jederzeit widerrufen und die Mailingliste wieder abbestellen. Den Widerruf können Sie erklären, indem Sie die Abonnementseite aufrufen und dort die entsprechenden Optionen wählen oder eine E-Mail an <listenname>-unsubscribe@mail.schule-bw.de schreiben. Alternativ können Sie eine Nachricht an eine der oben genannten Adressen schicken und den Widerruf erklären beziehungsweise die Beendigung des Abonnements verlangen. In diesem Fall nehmen wir die Beendigung des Abonnements für Sie vor und schicken Ihnen in der Folge eine Nachricht über die erfolgte Beendigung des Abonnements.

Weitergabe von Daten an Dritte

Links auf fremde Angebote

Auf unserer Mailinglisten verlinken wir auf verschiedene fremde Angebote wie externe Websites oder externe Dienste.

Bitte beachten Sie, dass Sie mit einem Klick auf den Link ein fremdes Angebot mit anderen Datenschutzbestimmungen besuchen. Wir haben keinen Einfluss auf Art und Umfang der Datenverarbeitung durch solche fremden Anbieter. Ihre diesbezüglichen Rechte und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutz Ihrer Privatsphäre entnehmen Sie bitte den jeweiligen Datenschutzhinweisen des fremden Angebots. Bitte beachten Sie, dass die Datenschutzbestimmungen dieser fremden Angebote z. B. aufgrund erweiterter Funktionalitäten aktualisiert oder geändert werden können.

Rechte der Nutzerinnen und Nutzer

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten:

• Recht auf Auskunft über die bei uns zu der Person gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung gespeicherter personenbezogener Daten, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung personenbezogener Daten (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Widerspruch gegen eine Verarbeitung, die unserem berechtigten Interesse, einem öffentlichen Interesse oder einem Profiling dient, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die die Nutzerinteressen, Rechte und Freiheiten überwiegen oder die der Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen (Art. 21 DSGVO); erteilte Einwilligungen zur Erhebung, Verarbeitung und Nutzung der personenbezogenen Daten sind jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO). Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO).

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Die zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte
für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (LfDI)
Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart

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Falls personenbezogene Daten an ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt werden, so haben Sie das Recht, über die geeigneten Garantien gemäß Art. 46 EU-DSGVO im Zusammenhang mit der Übermittlung unterrichtet zu werden.

Begriffsbestimmungen

Mit „wir“, „unser“ und ähnlichen Formulierungen ist der Landesbildungsserver Baden-Württemberg, Heilbronner Straße 172, 70191 Stuttgart, gemeint (siehe unser Impressum).

Als „Browser“ wird im Folgenden jedes Programm bezeichnet, mit dem Sie Internetseiten aufrufen können.

„URL“ bezeichnet eine Internetadresse, die Sie in die Adressleiste Ihres Browsers eingeben und die eindeutig einer bestimmten Webseite zugeordnet ist (z. B. www.example.com)

Unter „IP-Adresse“ versteht man die zu einem bestimmten Zeitpunkt weltweit einmalige Zahlenkombination, mit der Ihr Rechner im Internet eindeutig identifizierbar ist.

Mit dem Begriff „Server“ wird die Einheit aus einem oder mehreren Rechnern sowie Software bezeichnet, mit deren Hilfe wir unsere Dienste anbieten.

Gemäß Art. 4 Abs. 1 EU-DSGVO (EU-Datenschutzgrundverordnung) sind personenbezogene Daten „alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person … beziehen“.